8 (383-46) 47-723

ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению Главы
Шарчинского сельсовета
от 02.04.2009 № 17


РЕГЛАМЕНТ

1. Общие положения

Администрация Шарчинского сельсовета Сузунского района Новосибирской области является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления на территории муниципального образования.

Администрация Шарчинского сельсовета действует на основании и во исполнении Конституции РФ и Законов РФ, Законов Новосибирской области, Устава Шарчинского сельсовета, распоряжений и постановлений администрации Шарчинского сельсовета и решений Совета депутатов Шарчинского сельсовета.

2. Формирование администрации

2.1. Деятельностью администрации руководит Глава Шарчинского сельсовета, избранный на муниципальных выборах на основе всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании.

2.2. Структура администрации утверждается Советом депутатов Шарчинского сельсовета.

2.3. Штатное расписание утверждается Главой Шарчинского сельсовета.

2.4. Обязанности и права муниципальных служащих и работников администрации определяются Законом НСО «О муниципальной службе в Новосибирской области» и должностными инструкциями.

2. Планирование работы

Для организации работы по осуществлению полномочий администрации, для выполнения концепции руководства при планировании разрабатываются:

перспективный план;

комплексный квартальный план.

3.1. Перспективный план на год определяет основные цели управленческой деятельности на год, способствует их реализации.

3.2. Комплексный квартальный план определяет главные направления деятельности Совета депутатов и администрации.

При разработки плана учитываются предложения Совета депутатов Шарчинского сельсовета, руководителей общественных организаций Шарчинского сельсовета.

План работы Шарчинского сельсовета обсуждается на совещании при Главе и направляются исполнителям.

Контроль за выполнением перспективного, комплексного квартального планов осуществляется заместителем Главы Шарчинского сельсовета.

Отчеты о выполнении планов заслушиваются на совещаниях при Главе Шарчинского сельсовета.

Допускается своевременная корректировка планов с согласия председателя Совета депутатов и Главы Шарчинского сельсовета.

4. Муниципальные правовые акты Шарчинского сельсовета

4.1. Глава Шарчинского сельсовета, являясь выборным должностным лицом местного самоуправления в пределах своей компетенции:

- издает постановления местной администрации;

- издает распоряжения местной администрации.

4.2. Правовые акты местной администрации вступают в силу со дня их подписания, а в случае, если в них затрагивают права, обязанности и интересы населения – после официального опубликования (обнародования).

4.3. Глава подписывает нормативно-правовые акты, принятые Советом депутатов.

4.4. Правовые акты могут быть отменены или их действие может быть приостановлено Главой Шарчинского сельсовета, прокурором или судом.

5. Оформление служебных писем, договоров, уставов.

5.1. Служебные письма в администрации оформляются на бланках Главы Шарчинского сельсовета, администрации Шарчинского сельсовета и подписываются Главой.

5.2. Текст письма, оформляемый на бланке Главы, излагается от первого лица и подписывается Главой.

5.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер. Один экземпляр письма остается у специалиста администрации для формирования дел, следующие отправляются по адресам.

Ответственность за сохранность писем с прилагаемыми документами возлагается на специалиста администрации.

Письмо должно отвечать следующим требованиям:

- текст письма должен быть кратким, исключение составляют информационные письма и отчеты;

- мысль и просьба, изложенные в письме, должны быть ясными;

- оформление должно отвечать требованиям делопроизводства.

Ответственность за информацию и сведения, изложенные в письмах, изложенные в письмах, несет непосредственный исполнитель.

5.4. Договоры (соглашения) администрации Шарчинского сельсовета подписываются Главой Шарчинского сельсовета.

5.5. За регистрацию и хранение подписанных договоров несет ответственность специалист администрации.

5.6. Уставы муниципальных учреждений и предприятий муниципального образования проходят обязательную юридическую экспертизу. Утверждаются постановлением администрации Шарчинского сельсовета.

5.7. Регистрацию Уставов в органах государственной регистрации и заверение копий Уставов осуществляет Глава Шарчинского сельсовета.

6. Организация документооборота

Порядок приема поступающей корреспонденции

6.1. Поступившая корреспонденция принимается и учитывается заместителем главы администрации.

6.2. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов. Конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично».

6.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя.

6.4. Поступившие документы подлежат регистрации в тот же день. На каждом документе в нижнем правом углу первого листа ставится регистрационный штамп с указанием порядкового номера записи о документе в журнале входящей корреспонденции и датой поступления.

Регистрация входящей корреспонденции ведется в соответствующих журналах:

- «Входящая корреспонденция» для писем, информаций, заявлений и п.п. поступивших на имя Главы.

- «Журнал учета обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан» письменные обращения граждан.

6.5. Документы с резолюциями Главы поступают специалисту для регистрации и постановки на контрольный учет, затем передаются исполнителям согласно резолюции.

6.6. Все данные о движении документов вносятся в журнал регистрации.

6.7. Ответственность за утрату документов, не зарегистрированных в журнале «Входящая корреспонденция», специалист администрации ответственности не несет.

6.9. Исполнитель, получивший документ с отметкой о получении, несет ответственность за его утрату.

6.10. Отработанный документ возвращается к заместителю главы администрации для формирования дел.

6.11. Папка с документами для рассмотрения Главой формируется заместителем главы администрации в течение дня и подается на подпись.

Порядок отправления исходящей корреспонденции:

- Вся исходящая корреспонденция регистрируется заместителем главы администрации в журнале «Исходящая корреспонденция». Один экземпляр документа остается у заместителя главы администрации для оформления дел.

- Доставка писем организуется либо исполнителем, либо специалистом администрации.

- Передача отчетной информации может осуществляться, в том числе по каналам электронной почты.

Прием и передача по факсу:

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц;

- документ для передачи должен быть исполнен четким шрифтом, служебные письма оформлены в соответствие с требованиями инструкции по делопроизводству;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя подготовившего документ к передаче;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции с пометкой «факс» и без регистрационного штампа передаются адресатам под расписку, срочные – немедленно.

7. Организация контроля

Обязательному контролю подлежат:

- постановления и распоряжения администрации Сузунского района;

- постановления и распоряжения администрации Шарчинского сельсовета;

- другие служебные документы с поручениями Главы Сузунского района, Главы Шарчинского сельсовета;

- входящая корреспонденция.

7.1. Непосредственную работу по контролю за исполнением постановлений, распоряжений, поручений, писем осуществляет заместитель Главы Шарчинского сельсовета. В его обязанности входит:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- напоминание о сроках исполнения;

- запрос информаций о ходе исполнения документов;

- обобщение данных и предоставление их Главе;

- подготовка для материалов для заседания «Часа контроля»;

- анализ исполнительской дисциплины.

Если исполнение документов и поручений возложено на несколько лиц, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель организует работу по исполнению документов в срок и представляет заместителю Главы документ вместе с информацией об исполнении.

Сроки исполнения устанавливаются в документах. В случае, если срок исполнения не определен, то документ исполняется в сроки, установленные федеральными и областными нормативно-правовыми актами:

а) депутатский запрос – до 15 дней (Федеральный закон РФ от 08.05.1994 «О статусе депутата Совета Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»)

б) обращение депутата Совета Федерации и депутата Государственной думы Федерального Собрания РФ – 20 дней (Федеральный закон РФ от08.05.1994 «О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»);

в) письма предприятии, учреждения, организаций, не требующие дополнительного изучения вопроса - 10 дней;

г) письма предприятий, учреждений, организаций, требующие дополнительного изучения вопроса1 месяц;

д) постановления, распоряжения местной администрации и поручения Главы Шарчинского сельсовета, в которых не указан конкретный срок исполнения, исполняются в течение 1 месяца.

Срок исполнения постановления, распоряжения местной администрации, поручения Главы Шарчинского сельсовета может быть продлен Главой на основании мотивированного обращения исполнителя не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока. Об изменении срока исполнения исполнитель информирует заместителя Главы.

Документ или поручение считается исполненным и снимается с контроля Главой Шарчинского сельсовета на основании документа, подтверждающего его исполнение.

7.2. Организация контроля за исполнением постановлений, распоряжений администрации Сузунского района и поручений Главы Сузунского района:

Постановления, распоряжения администрации Сузунского района и поручения Главы Сузунского района, в которых содержатся поручения администрации Шарчинского сельсовета, после регистрации у заместителя Главы направляются исполнителю под роспись в течение одного дня.

Исполнитель организует работу по подготовке необходимых материалов и не менее чем за 3 дня до истечении контрольного срока предоставляет документ на подпись Главе Шарчинского сельсовета. Об исполнении документа информирует заместителя Главы.

После подписания документ в течение дня направляется в администрацию Сузунского района.

7.3. Организация контроля за исполнением постановлений, распоряжений местной администрации и поручений Главы Шарчинского сельсовета

Необходимость контроля за исполнением постановлений, распоряжений определяется при подготовке проекта.

Копия распорядительного документа, содержащего поручение, направляется исполнителю заместителем главы администрации не позднее 2 дней со дня подписания.

Исполнитель, на которого возложен контроль, определяет меры по исполнению документа в срок не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения предоставляет информацию об исполнении Главе Шарчинского сельсовета.

Информация, если она представлена не в полном объеме, может быть возвращена исполнителю для доработки и повторного представления.

Основным методом контроля является проверка исполнения на местах, она осуществляется как в целом, так и по отдельным пунктам распорядительного документа, на основании поручения Главы Шарчинского сельсовета.

Снятие с контроля поручения Главы Шарчинского сельсовета по исполнению правового акта не означает прекращение действия этого документа

В случае не выполнения отдельных пунктов или документа в целом, в информации должны быть указаны причины неисполнения и предложения о продлении срока исполнения.

7.4. Организация контроля за исполнением поручений, данных Главой Шарчинского сельсовета на заседаниях при Главе, на совещаниях, встречах с населением и других мероприятиях.

Перечень поручений, данных Главой Шарчинского сельсовета на заседаниях при Главе, встречах с населением формируется заместителем Главы и рассылается исполнителям в течение 3 дней.

Исполнители организуют исполнение поручений в указанные сроки, о результатах исполнения информируют заместителя Главы.

Решение о продлении срока исполнения в случае необходимости принимает Глава Шарчинского сельсовета.

Заместитель Главы обобщает информацию и предоставляет на рассмотрение Главы один раз в месяц.

7.5. Организация контроля за исполнением входящей корреспонденции

На контроль ставится входящая корреспонденция с резолюцией Главы, в которой указан исполнитель и конкретный срок исполнения. После регистрации документа у заместителя Главы и внесения в контрольную базу с нанесением символа «К», документ в течение одного дня направляется исполнителю.

Исполнители организуют исполнение поручений в указанные сроки. Письменный ответ вместе с письмом направляются заместителю Главы не позднее, чем за 2 дня до окончания срока.

Решение о продлении срока исполнения принимает Глава на основании мотивированного обоснования.

7.6. Учет и анализ исполнительской дисциплины осуществляет заместитель Главы Шарчинского сельсовета:

- ежеквартально не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным представляет Главе Шарчинского сельсовета справку о состоянии исполнительской дисциплины.

В случае необходимости вносит предложения о дисциплинарной ответственности и представляет Главе Шарчинского сельсовета.

В целях повышения оперативности контроля исполнения документов один раз в месяц проводится заседание «Час контроля». Заместитель Главы формирует повестку очередного заседания «Часа контроля» с приложением информаций об исполнении не позднее чем за 3 дня представляет Главе. По результатам заседания принимается решение о снятии документа с контроля или перенесения срока исполнения.

7.7. Ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение контролируемых документов несут исполнители.

Предложение о наложении дисциплинарной ответственности муниципальным служащим за нарушение исполнительской дисциплины обосновывается пояснительной запиской и оформляется проектом распоряжения Главы.

8. Организация и обеспечение заседаний и совещаний

8.1. Сотрудники администрации Шарчинского сельсовета готовящие вопросы к рассмотрению на заседании при Главе или совещании, обеспечивают качественную и своевременную проработку вопроса, подготовку материалов для участников, составление и приглашение участников.

8.2. Проект повестки дня формируется не позднее чем за 3 дня до заседания и согласовывается с Главой Шарчинского сельсовета.

8.3. Материалы, проекты решений представляются заместителю Главы за 3 дня до заседания.

8.4. Основной доклад по вопросу не должен превышать 10 минут, содоклады и выступления -2-5 минут.

8.5. Оповещение участников о заседании или совещании заканчивается за 3 дня до заседания.

8.6. Регистрация участников осуществляется специалистом администрации.

8.7. Заместитель Главы обеспечивает предварительную раздачу материалов и консультацию участников.

8.8. Протоколирование обсуждения вопросов осуществляется заместителем главы администрации Шарчинского сельсовета.

8.9. Обязанность оформления протокола возлагается на заместителя главы администрации.

8.10. Протоколы хранятся у заместителя Главы Шарчинского сельсовета и используются в работе.

8.11. На основании обсуждения вопросов на заседаниях и совещаниях могут быть приняты правовые акты.

8.12. Заместителем Главы обеспечивается организация контроля за исполнением решений заседаний и совещаний. За реализацией критических замечаний и принятых предложений.

9. Организация машинописных работ

9.1. Машинописные работы в администрации выполняются заместителем главы администрации, специалистами.

9.2. документы администрации изготавливаются на белой бумаге формата А4 на основе продольного расположения реквизитов. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

левое-25; правое-10; верхнее-20, нижнее -20

10. Печати администрации

10.1. Для установления подлинности документов или соответствия документов подлинникам в администрации используется печать:

- круглая печать «Администрация Шарчинского сельсовета Сузунского района Новосибирской области». Печатью заверяется подпись Главы Шарчинского сельсовета. Печать применяется при оформлении финансовых документов, на командировочных удостоверениях. Платежных поручениях, на документах и справках по личному составу, в трудовых книжках, копиях трудовых книжек, на удостоверениях о наградах, справках населению. Печать изготавливается в одном экземпляре и хранится у специалиста администрации.

10.2. При совершении нотариальных действий главой Шарчинского сельсовета или специально уполномоченным должностным лицом, а также воспроизводится на оформленных и (или) выдаваемых ими в связи с совершением нотариальных действий используется круглая гербовая печать.

10.2. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. Если место не обозначено, то оттиск проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должности подписавшего документ и часть его подписи.

10.3. Изготовление печати производится на основании заказа Главы Шарчинского сельсовета.

10.4. Пришедшая в негодность и утратившая значение печать подлежит уничтожению, о чем составляется акт.

11. Организация работы с обращениями граждан

11.1. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на специалиста администрации Главы Шарчинского сельсовета.

11.2. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства.

11.3. Все поступающие в адрес администрации предложения, заявления, жалобы регистрируются.

11.4. Письменнные обращения граждан поступают Главе Шарчинского сельсовета, визируются им и направляются специалисту администрации для регистрации и оформления дела. Затем поступают исполнителям согласно резолюции Главы.

11.5. При личном приеме Глава заполняет журнал учёта личного приема граждан, в котором проставляется отметка об исполнении.

11.6. Вся работа с обращениями граждан строится на основании действующего законодательства.

12. Составление номенклатуры дел. Формирование дел администрации, хранение и использование

12.1. Номенклатура дел администрации составляется заместителем Главы Шарчинского сельсовета на основе номенклатуры дел. Составленных другими должностными лицами администрации.

12.2. Номенклатура дел составляется на основе и в соответствие с архивными требованиями и инструкциями по делопроизводству.

12.3. Работники администрации обязаны обеспечивать полную сохранность всех поступивших и образующих деятельность документов.

12.4. Документы постоянного хранения, сформированные в дела, сдаются в отдел архива администрации Сузунского района.

1.5. Документы временного хранения хранятся в администрации Шарчинского сельсовета и уничтожаются по акту списания.

© 2013 Официальный сайт Администрации Шарчинского сельсовета, Сузунского района, Новосибирской области